🟩 Report V9 : tableaux de bord et suivi sur Excel

Contrôler et retraiter les balances analytiques, comparer les résultats au budget et à l’exercice précédent, puis construire les tableaux de bord.

👥 Destinataires et licence

La licence REPORT est destinée :

Aux contrôleurs de gestion.
Aux cabinets de conseil.
Aux entreprises.

Elle est attribuée à une seule entité juridique et permet la réalisation de plusieurs dossiers.

Deux niveaux d’utilisation : Utilisateur et Manager.

🎯 Objectifs

Contrôler et mettre en forme les balances analytiques extraites des comptabilités.
Intégrer les encours et les ajustements par opérations diverses (OD).
Retraiter les balances importées pour obtenir une lecture économique de l’activité.
Comparer les données retraitées au budget et à l’exercice précédent (N-1).
Constater et analyser les écarts mensuels et cumulés.
Présenter la situation dans des tableaux de bord.
Proposer des actions correctives et des alternatives.

📋 Prérequis

Disposer de balances analytiques fiables et correctement structurées.
Identifier les périodes et les périmètres couverts par les données importées.
Connaître et maîtriser le traitement des encours non intégrés aux balances.
Disposer des données budgétaires et de l’exercice précédent pour réaliser les comparaisons.
Veiller à la cohérence des données et des méthodes entre les périodes comparées.

Point clé : la pertinence de l’analyse dépend de la qualité des données importées et des retraitements réalisés.

Pour aller plus loin : préparation du budget analytique avec Budget V9.

📑 Découverte de REPORT Excel PC

Découvrir les feuilles de l’application, préparer les données et prendre en main les outils de navigation.

🗂️ Composition de l’application

ACCUEIL : présentation et paramétrage général.
PARAMÉTRAGE : initialisation du projet, affectation analytique des domaines d’activité stratégique (DAS) et répartition entre Structure et Commun.
TRAITEMENT BALANCE : copie de la balance, contrôle des soldes et gestion des opérations diverses (OD) d’actualisation.
CR ACTIVITÉ : extraction des résultats d’un mois par DAS et affectation automatique dans CR MOIS et CR ANNUEL.
CR MOIS : comptes de résultat mensuels et cumulés, comparaison entre N-1, exercice en cours et budget, avec graphiques de présentation.
CR ANNUEL : comptes de résultat par mois et par DAS, données mensuelles et cumulées, graphiques des résultats mensuels.
N-1 : reprise des données de l’exercice précédent pour comparaison.
BUDGET : intégration des données budgétaires pour comparaison avec les réalisations par mois et par DAS.
PRISE EN MAIN : présentation de la démarche et des paramètres.
PERSO : création de tableaux et de graphiques personnalisés en liaison avec les données de REPORT.

📋 Prérequis et cohérence des données

Le plan analytique doit être clairement défini avant le traitement des balances.

Vérifier les affectations comptables et analytiques.
Définir les DAS et leurs intitulés.
Utiliser des appellations communes entre N-1, BUDGET, les balances importées et REPORT.
Contrôler les règles de répartition entre Structure et Commun.
Vérifier la cohérence des périodes et des périmètres comparés.
Identifier les OD d’actualisation et les retraitements nécessaires.

Point clé : REPORT nécessite des informations fiables et correctement structurées pour produire des comparaisons pertinentes.

🧭 Conseils de prise en main

Commencer par la feuille PRISE EN MAIN pour comprendre la démarche globale.
Parcourir toutes les feuilles afin d’identifier leur rôle et leur contenu.
Repérer les fonctions et les liens d’accès directs du ruban personnalisé Excel.
Découvrir les commandes du menu contextuel accessible par un clic droit, sauf sur la feuille ACCUEIL.
Utiliser la barre d’outils d’accès rapide spécifique.
Positionner de préférence cette barre sous le ruban pour faciliter son accès.
Contrôler le paramétrage et les données avant d’interpréter les résultats.

Objectif : comprendre l’enchaînement entre importation, contrôle, retraitement et restitution des données.

⚙️ Mise en œuvre de REPORT Excel PC

Paramétrer le projet, importer la balance analytique et affecter les données aux domaines d’activité stratégique (DAS).

⚙️ 1. Paramétrer le projet

Dans l’onglet PARAMÉTRAGE, sélectionner le bouton Paramétrage initial.

Rubriques et critères

Renseigner les rubriques et les critères du projet.
Indiquer la date de début d’exercice.
Définir l’unité monétaire.

Initialisation de l’entreprise

Choisir la catégorie de DAS adaptée à l’entreprise.
Nommer les sections analytiques à répartir.
Saisir le nom de chaque DAS.
Valider la convention de signe des produits.
Vérifier les appellations des types d’opérations diverses (OD).

📋 2. Copier et contrôler la balance

Dans l’onglet TRAITEMENT BALANCE, intégrer les données préparées dans l’application BALANCE.

Copier la balance analytique contrôlée et retraitée depuis BALANCE.
Coller les données dans la zone prévue de REPORT.
Lancer le contrôle et le calcul des soldes.
Vérifier les résultats du contrôle avant de poursuivre.

Point de vigilance : s’assurer que la balance correspond au mois et à l’exercice à traiter.

🗂️ 3. Initialiser les affectations

Dans l’onglet TRAITEMENT BALANCE, initialiser la base d’informations à partir de la première balance.

Utiliser la commande d’exportation de la balance pour initialiser la base.
Affecter les sections analytiques aux DAS correspondants.
Vérifier la cohérence entre les sections importées et les DAS paramétrés.

Quand réaliser cette étape ? Lors du traitement de la première balance du mois 1, pour initialiser les paramètres.

📊 4. Affecter les données et consulter les résultats

Dans l’onglet TRAITEMENT BALANCE, exporter la balance pour affecter les comptes à chaque DAS.

Choisir le mode de répartition des charges de Structure ou Commun : Automatique, Identique ou Perso.
Vérifier les affectations et les répartitions réalisées.

Feuilles de restitution

CR ACTIVITÉ : réception temporaire des données de la balance du mois.
CR MOIS : résultats cumulés par DAS avant et après affectation, comparaison prévu/réalisé et graphiques.
CR ANNUEL : résultats mensuels et cumulés par DAS, avant et après affectation.

Objectif : disposer de résultats structurés pour analyser l’activité et les écarts.

Report V9.xx