📦 La fonction achats dans l’entreprise
Sélectionner, négocier et piloter les fournisseurs pour garantir la qualité, la disponibilité et la maîtrise des coûts.
🏢 Organisation générale
Place de la fonction achats dans l’entreprise.
Objectifs de la fonction achats.
Organisation du service.
Processus d’achat.
Procédures d’achat.
🧭 Plan de négociation
Identification des interlocuteurs.
Calendrier et planification.
Phases de négociation.
Concessions envisageables.
Impératifs et limites.
Méthodes et techniques de négociation.
📦 Réception et suivi
Procédure de réception et contrôle des fournitures.
Suivi des livraisons.
Relances des fournisseurs.
Suivi des règlements.
Assurances.
Entreposage.
Affectation des fournitures aux services concernés.
🤝 Négociation avec les fournisseurs
Étude et comparaison des offres.
Protocole d’accord.
Conditions d’achat, de vente et de règlement.
Conditions de livraison.
Annexes au protocole.
📄 Documents et cadre des achats
Documents utilisés dans l’entreprise.
Conditions générales d’achat.
📊 Gestion des fournisseurs
Fiche fournisseur.
Questionnaire d’évaluation des fournisseurs.
Fiche de renseignements généraux.
Classement des fournisseurs.
Types de fournitures.
Modes d’approvisionnement.
📄 Dossier de négociation
Politique d’achat.
Budget des achats.
Critères de sélection et d’achat.
Définition du besoin.
Quantification du besoin.
🔗 Relations entreprise–fournisseur
Contrats.
Liens éventuels d’actionnariat.
Partenariats.
Assurances et garanties.
Échanges d’informations.
🔄 Modes d’approvisionnement
Date variable et quantité fixe.
Date fixe et quantité variable.
Date fixe et quantité fixe.
Date variable et quantité variable.
🔍 Sources de renseignements
Organismes officiels.
Établissements et organismes privés.
Outils d’accès à l’information.
⚠️ Défaillance d’un fournisseur
Recherche de solutions de remplacement.
Analyse des causes de la défaillance.
Anticipation des risques et continuité des approvisionnements.
🏗️ Investissements
Piloter, planifier et sécuriser les investissements de l’entreprise pour soutenir sa production, sa croissance et sa performance dans la durée.
🎯 Objectifs
Structurer les décisions d’investissement.
Les aligner sur la stratégie de l’entreprise.
Optimiser l’utilisation des ressources.
Évaluer la rentabilité attendue.
⚙️ Typologie
Investissements matériels : machines, équipements et installations.
Investissements immatériels : logiciels, brevets et autres actifs incorporels.
Développement des compétences : formation et accompagnement des équipes.
Investissements financiers : prises de participation et placements durables.
Les dépenses consacrées aux équipes ne constituent pas nécessairement des immobilisations comptables.
📊 Enjeux
Capacité et continuité de production.
Qualité des produits et des services.
Maîtrise des coûts.
Compétitivité de l’entreprise.
🗓️ Préparer l’investissement
🗓️ Planification
Identifier les besoins.
Définir les priorités.
Établir le calendrier de réalisation.
Préparer le budget et les décaissements.
💰 Financement
Apports et ressources propres.
Emprunt.
Crédit-bail ou location financière.
Aides et subventions, selon les conditions d’éligibilité.
🔎 Évaluer et décider
📈 Analyse
Coût global : acquisition, installation, utilisation et maintenance.
Retour sur investissement : gains attendus et délai de récupération.
Seuil de rentabilité : niveau d’activité nécessaire pour couvrir les coûts.
Trésorerie : calendrier des décaissements et des encaissements.
⚠️ Risques
Surcoûts d’acquisition ou de mise en service.
Sous-utilisation des équipements.
Obsolescence technologique.
Retards de livraison ou de déploiement.
⚖️ Arbitrages
Investir en interne ou externaliser.
Acheter ou louer.
Comparer les effets à court et à long terme.
Choisir une technologie adaptée aux besoins.
📊 Plan d’investissement
Exemple de tableau à compléter pour comparer les investissements envisagés.
| Investissement | Montant | Priorité | Financement | Échéance | Impact attendu |
|---|---|---|---|---|---|
| Machine de production | À renseigner | Haute, moyenne ou faible | À définir | À planifier | Production, qualité et coûts |
| Logiciel de gestion | À renseigner | À définir | À définir | À planifier | Organisation, fiabilité et gain de temps |
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📖 Lecture stratégique
🧭 Pilotage
Aligner les investissements sur la stratégie et les capacités financières de l’entreprise.
📈 Performance
Rechercher une amélioration mesurable de la rentabilité et de la compétitivité.
✅ Synthèse
🏗️ Rôle
Faire de l’investissement un levier stratégique de développement.
🎯 Objectif
Créer de la valeur durable tout en maîtrisant les risques et les besoins de financement.
🧾 Achats : marchandises, matières premières, consommables et services
Les achats se classent selon leur nature et leur destination : revente, production ou fonctionnement de l’entreprise.
📦 Marchandises
Biens achetés pour être revendus en l’état, sans transformation.
Achats : compte 607.
Variation des stocks : compte 6037.
Pilotage : marge commerciale, rotation des stocks et disponibilité des produits.
🏭 Matières premières
Matières et fournitures destinées à entrer dans la composition des produits fabriqués.
Achats stockés : compte 601.
Variation des stocks : compte 6031.
Pilotage : coût des matières consommées, rendement, pertes et sécurité des approvisionnements.
⚙️ Consommables et fournitures
Matières et fournitures consommées dans l’activité, à distinguer selon leur suivi comptable en stock.
Autres approvisionnements stockés : compte 602, avec une variation des stocks enregistrée au compte 6032.
Matières et fournitures non stockées : compte 606.
Pilotage : consommation par activité, coût d’utilisation et maîtrise des pertes.
📊 Services et autres achats
Services extérieurs : comptes 61 et 62, selon la nature de la dépense.
Études et prestations de services achetées : le compte 604 peut être concerné selon leur destination.
Eau et énergie non stockables : compte 6061.
Le classement dépend de la nature de l’achat et de son utilisation dans l’entreprise.
📋 Tableau d’analyse
Repères de classement et indicateurs de suivi à adapter à l’activité de l’entreprise.
| Type d’achat | Comptes | Suivi | Indicateurs |
|---|---|---|---|
| Marchandises | 607 et 6037 | Achats et variation des stocks | Marge commerciale et rotation des stocks |
| Matières premières | 601 et 6031 | Achats et variation des stocks | Coût matière, rendement et pertes |
| Autres approvisionnements stockés | 602 et 6032 | Achats et variation des stocks | Consommation et rotation des stocks |
| Matières et fournitures non stockées | 606 | Suivi des charges par nature et par activité | Coût par activité ou unité produite |
| Services extérieurs | 61 et 62 | Suivi des prestations et des engagements | Coût, qualité et respect des délais |
| Études et prestations achetées | 604, selon leur destination | Suivi par prestation ou projet | Coût par projet et contribution à la production |
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🗺️ Lecture stratégique
Le caractère stocké ou non stocké ne détermine pas, à lui seul, l’importance stratégique d’un achat.
📦 Marchandises
Évaluer leur contribution à la marge, leur vitesse de rotation et le risque d’invendus.
Mesurer les conséquences d’une rupture de stock sur les ventes et la satisfaction des clients.
🏭 Matières premières
Mesurer leur poids dans le coût de production et leur influence sur la qualité.
Identifier les dépendances fournisseurs et les risques d’arrêt de production.
🤝 Sous-traitance et services
Examiner le coût, les compétences apportées, la qualité et les délais.
Anticiper les conséquences d’une défaillance du prestataire et les solutions de remplacement.
⚙️ Consommables
Distinguer les consommables suivis en stock des fournitures non stockées.
Vérifier leur criticité : un consommable peu coûteux peut être indispensable au fonctionnement de l’activité.
✅ Synthèse opérationnelle
📂 Classification
Revente en l’état : marchandises, compte 607.
Composition des produits : matières premières et fournitures, compte 601.
Autres approvisionnements stockés : compte 602.
Matières et fournitures non stockées : compte 606.
Prestations et services : classement selon leur nature et leur destination.
📊 Pilotage
Suivre la marge et les coûts de consommation.
Mesurer la rotation et la couverture des stocks.
Anticiper les besoins de trésorerie.
Surveiller la qualité et les délais fournisseurs.
Identifier les achats critiques pour l’activité.
Référence : Autorité des normes comptables — Plan comptable général et plan de comptes .
🧾 Autres achats et services extérieurs
Identifier, classer et piloter les dépenses nécessaires au fonctionnement de l’entreprise : fournitures, énergie, locations, entretien et prestations externes.
L’objectif est de maîtriser les coûts tout en préservant la qualité, la continuité de l’activité et le niveau de service attendu.
📦 Achats non stockés
Compte 606 : achats non stockés de matières et fournitures.
Ils comprennent notamment les fournitures d’entretien, le petit équipement et les fournitures administratives, selon leur nature et leur traitement comptable.
Les fournitures suivies en stock doivent être distinguées des achats non stockés.
💡 Eau et énergie
Compte 6061 : fournitures non stockables, notamment l’eau et l’énergie.
Suivre séparément les quantités consommées, les prix unitaires et les abonnements.
Comparer les consommations à un niveau d’activité : heures d’ouverture, unités produites ou surface utilisée.
🏢 Locations et crédit-bail
Compte 612 : redevances de crédit-bail.
Compte 613 : locations.
Compte 614 : charges locatives et de copropriété.
Examiner le coût global, la durée d’engagement, les prestations incluses et les conditions de sortie.
🔧 Entretien et assurances
Compte 615 : entretien, réparations et maintenance.
Compte 616 : primes d’assurances.
Vérifier les équipements couverts, les interventions prévues, les garanties et les exclusions.
Anticiper les échéances et les besoins de renouvellement.
🤝 Sous-traitance et honoraires
Compte 611 : sous-traitance générale.
Compte 622 : rémunérations d’intermédiaires et honoraires.
Définir précisément le besoin, les livrables, les délais et les critères d’acceptation.
Distinguer ces prestations des achats d’études et de services relevant du compte 604 selon leur destination.
📣 Communication et déplacements
Compte 623 : publicité, publications et relations publiques.
Compte 624 : transports de biens et transports collectifs du personnel.
Compte 625 : déplacements, missions et réceptions.
Relier chaque dépense à un objectif et suivre les résultats obtenus.
📞 Télécommunications et services bancaires
Compte 626 : frais postaux et de télécommunications.
Compte 627 : services bancaires et assimilés.
Contrôler les abonnements, les options inutilisées et les commissions facturées.
Comparer les offres à partir des usages réels et du coût annuel.
⚠️ Bien classer les dépenses
Le classement dépend de la nature de la dépense et de sa destination dans l’entreprise.
Un achat durable peut relever d’une immobilisation plutôt que d’une charge de fonctionnement.
Une prestation directement liée à la réalisation d’un produit ou d’un ouvrage peut nécessiter un classement différent d’un service général.
Éviter de regrouper toutes les factures de prestataires dans un seul compte.
📋 Tableau de suivi
Organiser le suivi par famille de dépenses, fournisseur et responsable.
| Famille | Éléments à contrôler | Indicateur | Action possible |
|---|---|---|---|
| Fournitures | Quantités, prix et fréquence des commandes | Coût par service ou par activité | Regrouper les commandes et limiter les pertes |
| Énergie | Consommation, tarifs et abonnements | Consommation par unité d’activité | Réduire les consommations évitables |
| Locations | Durée, utilisation et prestations incluses | Coût annuel et taux d’utilisation | Adapter les moyens loués aux besoins |
| Maintenance | Périmètre, délais et interventions réalisées | Coût et disponibilité des équipements | Ajuster le contrat et prévenir les pannes |
| Assurances | Garanties, exclusions et franchises | Coût annuel et adéquation de la couverture | Actualiser les garanties selon les risques |
| Prestations externes | Livrables, qualité et respect des délais | Coût par mission et résultat obtenu | Clarifier le besoin et évaluer le prestataire |
| Abonnements et commissions | Usage réel, options et conditions tarifaires | Coût annuel par service | Supprimer les doublons et renégocier les offres |
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🗺️ Lecture stratégique
🎯 Utilité et niveau de service
Vérifier que chaque dépense répond à un besoin identifié.
Définir le niveau de qualité et de disponibilité réellement nécessaire.
Comparer le coût de la prestation à sa contribution au fonctionnement de l’entreprise.
🔄 Charges fixes et variables
Distinguer les dépenses liées à un engagement récurrent de celles qui évoluent avec le volume d’activité.
Repérer les contrats combinant abonnement fixe et facturation à l’usage.
Mesurer les conséquences d’une hausse ou d’une baisse d’activité sur le budget.
📅 Engagements et échéances
Centraliser les contrats et leurs conditions.
Suivre les échéances et les préavis.
Anticiper les révisions tarifaires.
Préparer les renouvellements avant la date limite de décision.
🛡️ Continuité de l’activité
Identifier les prestataires indispensables au fonctionnement de l’entreprise.
Évaluer les conséquences d’une interruption ou d’une défaillance.
Prévoir des solutions de remplacement et les conditions de transition.
✅ Synthèse opérationnelle
📂 Organiser
Classer les dépenses par nature.
Identifier les fournisseurs et les contrats.
Définir un budget et un responsable de suivi.
Conserver les justificatifs et les conditions convenues.
📊 Piloter
Comparer les dépenses réelles au budget.
Analyser les écarts de prix et de consommation.
Évaluer la qualité des prestations.
Réduire les coûts inutiles sans fragiliser le fonctionnement de l’entreprise.
Référence comptable : Autorité des normes comptables — Plan comptable général et plan de comptes .
🚚 Stratégie d’achats en entreprise
La stratégie d’achats vise à sécuriser les approvisionnements, optimiser le coût total de possession (TCO), maîtriser les risques et créer de la valeur avec les fournisseurs.
🎯 Objectifs
Réduire le coût total de possession, au-delà du seul prix d’achat.
Garantir la qualité et la conformité des achats.
Favoriser l’innovation avec les fournisseurs.
➗ Segmentation des achats
Distinguer les achats directs, liés à la production, des achats indirects, liés au fonctionnement.
Évaluer la criticité des approvisionnements.
Analyser la complexité du marché fournisseur.
👥 Recherche et sélection
RFI : demande d’informations auprès des fournisseurs.
RFQ : demande de prix sur un besoin défini.
RFP : demande de proposition pour répondre à un besoin.
Évaluer les capacités techniques des fournisseurs.
Négocier les conditions de la collaboration.
🤝 Relations fournisseurs
Organiser la gestion de la relation fournisseur (SRM : Supplier Relationship Management).
Segmenter les fournisseurs selon les enjeux.
Définir et suivre des plans de progrès.
Développer des projets communs lorsque cela est pertinent.
✔️ Contrats
Définir les engagements de service et les niveaux de performance attendus (SLA).
Préciser les modalités de suivi et les pénalités éventuelles.
Intégrer les exigences de responsabilité sociétale et de protection des données lorsqu’elles sont applicables.
Anticiper les échéances et les renouvellements.
📊 Pilotage
Mesurer les économies réalisées par rapport à une référence clairement définie.
Suivre la couverture contractuelle des achats.
Contrôler les indicateurs de coût, de qualité et de délai.
Mettre en œuvre et suivre les plans d’action.
🔎 Tableau d’analyse
Exemples d’analyses, de décisions possibles et d’indicateurs à adapter aux achats concernés.
| Axe | Analyse | Décision possible | Indicateur |
|---|---|---|---|
| Coût | Prix d’achat et coûts associés | Renégociation ou optimisation du besoin | Économies réalisées et coût total |
| Risque | Dépendance et continuité d’approvisionnement | Qualification d’une seconde source | Incidents et ruptures d’approvisionnement |
| Qualité | Conformité et respect des engagements | Plan de progrès fournisseur | Taux de défauts ou respect des niveaux de service |
| Innovation | Capacité d’innovation du fournisseur | Codéveloppement | Délai de mise sur le marché |
| Responsabilité sociétale | Enjeux environnementaux, sociaux et de gouvernance | Exigences contractuelles et plan d’amélioration | Évaluation selon des critères définis |
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🧠 Matrice de Kraljic
Classer les familles d’achats selon leur impact économique et leur risque d’approvisionnement pour adapter la stratégie.
| Impact économique | Risque d’approvisionnement faible | Risque d’approvisionnement élevé |
|---|---|---|
| Impact faible | Achats non critiques : standardiser et simplifier les procédures. | Achats à risque de blocage : sécuriser les approvisionnements. |
| Impact élevé | Achats à effet de levier : optimiser les conditions d’achat. | Achats stratégiques : développer une relation fournisseur adaptée et sécuriser la continuité. |
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📖 Lecture stratégique
La matrice de Kraljic aide à différencier les approches selon les familles d’achats.
Les actions peuvent porter sur la simplification des achats courants, la mise en concurrence, la sécurisation des approvisionnements ou le développement de partenariats stratégiques.
Le classement doit être réexaminé lorsque les besoins de l’entreprise ou les conditions du marché évoluent.
🏭 Gestion de production et 📦 gestion des stocks
Organiser la production et piloter les stocks pour assurer la disponibilité, améliorer l’efficacité et maîtriser les coûts.
🏭 Organisation de la production
Définir le modèle industriel.
Identifier les types d’organisation de la production.
Construire le schéma général de production.
Organiser les interactions avec les achats, la logistique, les ventes et les autres fonctions.
📦 Structures de stockage
Identifier les stocks de matières premières, de composants, d’en-cours et de produits finis.
Définir le rôle du magasin et des zones de stockage.
Adapter les emplacements aux caractéristiques des produits et aux besoins de l’activité.
📚 Référentiels et méthodes
Organisation du travail : taylorisme, fordisme et principes de management de Fayol.
Production flexible : adapter les moyens aux variations des besoins.
Modèle de Wilson : déterminer une quantité économique de commande dans le cadre de ses hypothèses d’application.
Logique des flux : organiser la circulation des matières, des produits et des informations.
🔄 Fonctionnement du magasin
Organiser la réception et le contrôle des marchandises.
Enregistrer les entrées, les sorties et les transferts.
Identifier les produits et leurs emplacements.
Préparer les commandes et les approvisionnements internes.
Assurer la traçabilité des mouvements.
⚙️ Systèmes de production
GPAO : gestion de production assistée par ordinateur.
MRP : planification des besoins en matières et composants.
MRP II : planification des ressources de production.
JAT : juste-à-temps, pour synchroniser les flux avec les besoins.
OPT : approche d’optimisation de la production centrée sur les contraintes.
📊 Inventaires
Inventaire permanent : suivre les quantités à partir des mouvements enregistrés.
Inventaire tournant : contrôler régulièrement une partie des références.
Inventaire physique : compter les quantités réellement présentes.
Analyser les écarts entre les stocks enregistrés et les stocks constatés.
🚚 Approvisionnements
Définir les besoins en matières et en fournitures.
Coordonner les achats et les approvisionnements.
Analyser le marché fournisseur.
Planifier les commandes et les livraisons.
Synchroniser les flux avec les contraintes et les objectifs de production.
📈 Réapprovisionnement
Définir les seuils de déclenchement des commandes.
Déterminer les stocks de sécurité nécessaires.
Tenir compte des délais d’approvisionnement.
Planifier les quantités et les dates de commande.
Ajuster les paramètres selon la consommation et les variations de la demande.
⚠️ Enjeux des stocks
Surstockage : immobilisation de trésorerie, coûts de stockage et risques d’obsolescence.
Sous-stockage : ruptures, retards et perturbations de la production ou des ventes.
Rechercher un équilibre entre disponibilité, niveau de service et coût global.
🏭 Production immobilisée
La production immobilisée correspond aux immobilisations réalisées par l’entreprise pour son propre usage et inscrites à l’actif lorsque les conditions de comptabilisation sont réunies.
Dans une boulangerie, elle peut notamment concerner certains aménagements, agencements ou équipements réalisés en interne.
📌 Principe
L’entreprise réalise elle-même un actif destiné à être utilisé durablement pour son activité.
Son inscription au bilan suppose notamment des avantages économiques futurs probables et une évaluation suffisamment fiable de son coût.
Tous les travaux internes ne constituent donc pas une production immobilisée.
🏪 Exemples en boulangerie
Aménagement durable du laboratoire.
Fabrication de mobilier destiné à l’exploitation.
Travaux internes nécessaires à l’installation et à la mise en service d’un équipement.
Réalisation d’agencements durables.
Ces exemples restent soumis aux conditions d’inscription à l’actif.
🎯 Objectif comptable
Évaluer l’actif produit à son coût de production, sans ajouter de marge interne.
Identifier les matières consommées et les coûts directement ou raisonnablement rattachables à sa réalisation.
Répartir ensuite le coût de l’actif amortissable sur sa durée d’utilisation.
📊 Effets sur les comptes
Au bilan : inscription d’une immobilisation ou d’une immobilisation en cours.
Au compte de résultat : enregistrement de la production immobilisée en contrepartie des coûts incorporés à l’actif.
Dans le temps : constatation des amortissements si l’actif est amortissable.
En trésorerie : aucun encaissement n’est généré par cette écriture. Les dépenses de réalisation restent à financer.
📊 Traitement comptable
| Étape | Description | Effet |
|---|---|---|
| Identification | Vérifier la nature des travaux et les conditions d’inscription à l’actif. | Distinguer les dépenses immobilisables des charges de l’exercice. |
| Évaluation | Déterminer et justifier le coût de production de l’immobilisation. | Établir la valeur d’entrée de l’actif. |
| Comptabilisation | Inscrire l’actif, éventuellement en cours, avec une contrepartie en production immobilisée. | Enregistrer l’immobilisation et le produit comptable correspondant, sans encaissement. |
| Achèvement | Transférer, le cas échéant, l’immobilisation en cours vers le compte définitif. | Identifier l’actif achevé et sa mise en service. |
| Amortissement | Répartir le montant amortissable selon la consommation des avantages économiques. | Constater les dotations aux amortissements. |
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🗺️ Lecture économique
🏭 Production interne
Des ressources de l’entreprise sont mobilisées pour réaliser un actif.
La valorisation doit reposer sur des coûts identifiables et documentés.
Il convient de suivre les dépenses, le temps consacré et l’avancement des travaux.
🏗️ Immobilisation
L’actif créé sert durablement à l’exploitation.
Son amortissement, lorsqu’il est applicable, commence avec la consommation des avantages économiques, généralement à la mise en service.
L’intérêt économique dépend de son utilité réelle, de son coût et des gains attendus.
✅ Synthèse
📌 Nature
Une immobilisation produite par l’entreprise pour elle-même et répondant aux conditions d’inscription à l’actif.
Les dépenses courantes d’entretien ne sont pas automatiquement immobilisables.
🎯 Points de vigilance
Justifier les conditions d’immobilisation.
Documenter le coût de production.
Déterminer la date de mise en service.
Définir la durée d’utilisation si l’actif est amortissable.
Distinguer résultat comptable et trésorerie.
Référence : Autorité des normes comptables — Plan comptable général .